Q & A
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Q & A よくあるご質問 Frequently Asked Questions

*利用報告書は利用規則に記載の成果報告書に読み替えて下さい。
Please replace the term "usage report(s)" with "results report(s) as stipulated in the usage regulations.

利用規則について Usage Regulations
利用規則については説明していただけるのでしょうか。
Is it possible to explain about your usage regulations?
利用規則には知的財産権や秘密の取り扱いについて、 重要な事項が含まれるため、企業の方には必ず、ご説明しております。もちろん、 希望される方にもご説明いたしますので、コーディネート室まで、お問い合わせ下さい。
Our usage regulations cover important aspects with regard to intellectual property rights and the handling of secret information. Therefore, we always ensure that these regulations are explained appropriately to companies. We also provide explanations to individuals/organizations other than companies, so please get in touch with the Coordinator's Office for more details.
第5条(3)の営利を目的とした利用とはどのような利用でしょうか?
Article 5 (3) of the usage regulations refers to usage for the purpose of commercialization; could you explain what kind of usage this refers to?
たとえば分析業務を請け負う業者が顧客から預かった試料を当拠点で安い費用で分析し、 得られたデータを顧客に販売することにより、利潤を得るような行為などを指します。
For example, let's say a company is contracted to carry out some analysis work. The company then takes samples from the customer and carries out said analysis at low cost using this location. The company then sells the data obtained in the analysis to the customer, thus making a profit. This article refers to these types of actions.
利用申請について Usage Application
利用申請は毎年、行う必要がありますか?
Is it necessary to make a usage application every year?
いいえ、一度、申請していただけば、毎年行う必要はありません。変更がない限り、 登録された情報に基づいて、利用料金計算書の作成、送付、請求書の発行、利用報告書の作成などを行います。
No, once a usage application is made, there is no need to apply again every year. As long as there have been no changes, we can use your registered information to create and send usage fee statements, issue invoices, and send usage reports.
利用申請で登録した情報に変更があった場合は、どのようにすれば良いでしょうか。
What should I do if there are any changes to the registered information in my usage application?
利用申請のサイトに申請の種類として新規、更新または修正、複数申請があるので、変更の場合は、「更新または修正」を選んで入力して下さい。 変更があった場合に「更新または修正」をお願いしたい項目には以下のようなものがあります。
・研究課題
・所属
・利用責任者
なお、軽微な変更であれば、利用料金計算書の該当項目を手書きで修正していただくか、メールで連絡していただければ、登録内容を修正いたします。
Our usage application site provides three options: New, Update/Amend, and Multiple Applications. In case of a change in information, please select Update/Amend and fill in the new details. When making a change, the Update/Amend option will ask you to fill in information such as:
・Research task
・Department
・Responsible person
If the changes are relatively minor, you can either write the changes over the appropriate data item on the usage fee statement or e-mail us with the details; we would then be happy to make the changes for you.
利用申請はいつ行えばよいのでしょうか。
When shall I make a usage application?
利用申請は、原則、設備の利用前に、利用規則に同意されてからとなります。 企業の方には、直接、ご説明しておりますので、利用申請は、その後になります。 ただし、遠方の方の場合は、何度も足を運ばれるのは大変ですので、設備担当者が測定可能という判断 をしていれば、測定当日にコーディネート室で利用規則をご説明いたします。 その場合、利用申請は測定終了後で構いません。
As a general rule, usage applications must be made before using any equipment, after agreeing to our usage regulations. We explain these regulations directly to companies, so they should make their application after receiving this explanation. However, if you are at a far away location, it would be difficult for you to visit us multiple times; therefore, we can explain our usage regulations at the Coordinator's Office on your appointed measurement day, and then you can make your usage application afterward.
利用報告書について Usage Reports
利用報告書は毎回、利用のたびに出すのでしょうか。
Do I have to submit a usage report every time?
利用報告書は利用のたびに提出していただくのは、利用者の方には大きな負担となりますので、 年度末に1回、提出していただくことにしております。1年間の利用成果をまとめて記載してださい。 1回のみの利用でも、あるいは成果が出なかった場合でも、利用されたエビデンスとして提出していただきます。 また、利用報告書は利用申請の研究課題に対応しておりますので、複数の利用申請をされた方は、 複数の研究課題があるので、利用報告書も複数件数を作成していただきます。
Submitting a usage report for each instance causes a great overhead to our users; therefore, we ask that you submit a usage report only once at the end of the year. Please make a report of all your usage results for the whole year. Even if you have only used it once or you did not obtain any results, please submit a report as evidence of your usage. In addition, the usage reports should cover the research tasks outlined in the usage application. If you have multiple usage applications, you should have multiple research tasks, so please make sure to create multiple usage reports.
利用報告書のフォームはどのようなものでしょうか。
What does the usage report form look like?
利用報告書はA4版1ページとなっております。 記載項目としては研究概要、実験、結果と考察、論文や学会発表等、関連特許があります。 支援課題番号、支援課題名(利用申請時の研究課題)、氏名、所属、支援機関については、 あらかじめ記入してお送りします。
Usage reports should be submitted as one single page in A4 format. The data to be filled in includes research summary, experiment, results and considerations, essays, academic announcements, etc., as well as related patents. We will pre-fill and send you other information such as support task number, support task name (research tasks of the usage application), name, department, and support organizations.
利用報告書の公開はどのように行われますか? How are usage reports published?
利用報告書はプロジェクト代表機関のWeb上で公開されます。 閲覧にはパスワードが必要になります。閲覧を希望される方はお申し込み下さい。 また、別途、東京大学では微細加工および微細構造解析プロジェクトが合同で研究成果集を発行しておりますので、 希望される方はお申し出ください。
Usage reports are published on the web site of the project’s representative organization. A password is required for viewing the reports, so please contact us for an account if you would like to access these reports. In addition, University of Tokyo is separately publishing collections of combined research results on micro-processing and micro-structure analysis, so if you are interested please get in touch with us.
利用報告書には発明を含むような内容や学会発表前のデータでも記載しなければならないのでしょうか?
In the usage report, do I have to include information about new inventions or data prior to a scientific announcement?
利用報告書は公開が原則ですが、ご質問にあるような内容が記載されている場合は、公開を延期することができます。
As a general rule, we publish all usage reports; however, in cases where reports include information of this nature, we are able to defer publication for two years.
秘密保持契約について Confidentiality Agreement
秘密保持契約はどのようにして締結するのでしょうか?
How is the confidentiality agreement executed?
秘密保持契約のひな形がありますので、これを基に関係部署と折衝させていただきます。 契約内容に合意後、双方の責任者の捺印をした契約書を二通、作成し、各々で契約書を保管することになります。
We have confidentiality agreement templates that we use to negotiate with the relevant departments. Once the agreement is finalized, two copies are created. Both parties then affix their seals to these copies, with one copy being kept by each party.
特許出願について Patent Applications
特許出願の際には、東京大学との共願になるのでしょうか?
When applying for patents, are they made as joint applications with University of Tokyo?
共同研究契約の締結や特にノウハウ等の提供をしていない限り、 共願とする必要はありません。ただし、出願された場合は、出願したことを通知していただく必要があります。
There is no need to make a joint application as long as there has been no knowledge transfer and no signed joint research agreements. However, you do need to notify us that you have made a patent application.
利用料金請求について Usage Fee Invoices
利用料金の請求はどのように行われるのでしょうか?
How are usage fees invoiced?
利用料金は毎月、月末締めで集計し、利用料金計算書を作成することにより確認しています。 月末以降にその月の利用実績を記録した利用料金計算書を利用者の方にお送りしています。 ご確認後、利用責任者に捺印していただき、コーディネート室までお送りください。 その後、請求書等をお送りしますので、期限までに東京大学の指定口座にお振り込みください。 請求書をお送りするのは利用月の翌月中旬頃、振込期限はその一ヶ月後になります。
All usage fees are calculated monthly, at the end of each month, in order to create usage fee statements. After the end of the month, this usage fee statement is sent to you including your usage details for that month. You will need to verify the statement, affix your seal, and send it back to the Coordinator's Office. Afterward, we will send you any relevant invoices, and the like, so you can send your payment to a specified University of Tokyo bank account before the deadline. Invoices are sent around the middle of the month after the usage month, and the payment deadline is one month after that.
謝辞記載について Acknowledgements
謝辞はどのような表現で記載すれば良いでしょうか。
How should acknowledgments be specified?
謝辞の記載については例文がWeb上からダウンロードできます。 ダウンロードして、該当する文章を記載してください。
Templates for acknowledgments are available for download from the web site, so please use the most appropriate one for your acknowledgment.
設備利用について Equipment Usage
初めての装置なので、使えるかどうか不安なのですが。
I will be using the equipment for the first time, so I am a bit concerned that I might not able to do it correctly.
ほとんどの方が初めて装置を使うことになります。 そこで、各装置では随時、講習会を行っております。 たとえばXPSやXRDでは装置メーカーの講師による講習や実習を行っております。 また、TEMでは初心の方から経験のある方まで、マンツーマンで技量に応じてお教えしておりますので、ご安心ください。
Please rest assured as most people will be using the equipment for the first time. We run courses as necessary about the use of each type of equipment. For example, at XPS and XRD, the manufacturers provide courses and practical training for their equipment. Also, at TEM, they provide one-to-one tuition to match your ability, whether you are a beginner or an experienced user.
設備の予約状況を知りたいのですが。
I would like to find out the reservation status of the equipment.
設備の予約状況については設備担当者にお問い合わせください。 Web上から予約状況を確認したいというご希望もありますが、急な故障やメンテナンスが必要になる場合があり、 利用者の予約が入っていると、ご迷惑をお掛けすることがあるため、現在、一部の設備を除いてWeb上からの予約は 行っておりません。
Please contact an equipment representative to find out the reservation status of a particular device. Some people have expressed their wish to see reservation statuses online; however, sometimes it is necessary to make urgent repairs or maintenance work on the equipment, which would cause inconvenience to anyone wishing to make a reservation. Therefore, with the exception of some equipment, online reservations are not currently available.